Les logiciels de gestion de contenus ou CMS (Content Management Systems) ont pour objectifs de :
Autoriser un large public à mettre en ligne de l’information sans difficulté technique
La personne se contente de saisir des contenus, généralement via un formulaire web (template), et ne se préoccupe d’aucune question de mise en forme ou de navigation. Ainsi, le site est recentré sur son contenu, et le pouvoir appartient aux détenteurs d’information et non aux techniciens.
Mieux gérer la qualité de l’information
Suivi des versions, validation, retour en arrière, durée de vie limitée.
Publier une information saisie une fois en plusieurs endroits de façon synchrone, ce qui facilite les échanges entre sites partenaires.
- Uniformiser les gabarits et les principes de navigation
- Améliorer le travail du moteur de recherche du site
- Connecter le site aux bases métiers de l’entreprise
- Exporter les contenus sur les différents média pdf, rtf, xpress, wml…
Dans l’idéal, un bon CMS devrait donc considérablement simplifier la maintenance et l’entretien d’un site, tout en augmentant sa qualité et en réduisant ses coûts de production. La pratique est souvent moins proche que prévu de cet idéal.
Quelques conseils de mise en oeuvre
Ne pas rater l’architecture de l’information
Il est crucial de bien analyser les documents à intégrer, prendre en compte les cibles, les contributeurs et de ne pas se tromper dans l’élaboration des métadonnées, de la classification et du workflow des contenus. Investissez du temps sur cette phase, impliquez en amont les équipes et mettez en place une équipe projet dédiée.
Bien choisir son outil et son intégrateur
Il est difficile de s’orienter face aux nombreuses solutions existantes sur le marché ; des solutions « propriétaires » orientées grands comptes capables pour des budgets importants de s’adapter aux problématiques les plus complexes, aux solutions « libres » basées sur les logiciels open source aux fonctionnalités plus réduites mais aussi plus simple d’utilisation et surtout beaucoup moins coûteuses.
Ne pas sous-estimer le changement culturel
Le passage d’une situation de gestion centralisée à une production déconcentrée représente un changement culturel important dans l’entreprise. En effet, des mesures d’accompagnement et de communication sont à prévoir pour :
- Faire évoluer la fonction de l’équipe interactive vers l’ingénierie.
- Faire accepter aux contributeurs qu’ils ont désormais un rôle à jouer dans la production de contenus web.
- Accompagner le passage d’une culture de la bureautique personnelle et individuelle, à celle de la production d’information collective et en réseau.
- Former aux nouveaux producteurs de contenus à écrire « web » en se mettant à la place des visiteurs.
Une sous-traitance de la réécriture des informations les plus orientées « grand public » à des rédacteurs spécialisés dans la communication Internet est à envisager si la culture de l’organisation est éloignée de ces standards d’écriture.